クリニックでは、「スタッフ数が少ないから36協定は形式的に提出しているだけ」「開業時に作成したままで、内容をほとんど見直していない」というケースも少なくありません。
しかし、36協定は単なる提出書類ではなく、時間外労働や休日労働を適法に行うために欠かせない重要な労使協定です。協定の内容が実際の勤務実態と合っていない場合には、労働基準監督署の調査で指摘を受けたり、退職した職員から未払残業代を請求されたりするなど、思わぬ労務トラブルにつながる可能性があります。
近年は、働き方改革関連法の施行により労働時間管理への関心が高まり、医療機関においても適切な労務管理がこれまで以上に求められています。
今回は、クリニックが押さえておきたい36協定の基本的な仕組みと、見落としやすいポイント、定期的な見直しの重要性について解説します。

36協定とは？

36協定とは、労働基準法第36条に基づく労使協定のことで、法定労働時間（原則1日8時間・週40時間）を超えて時間外労働や休日労働を行わせる場合に必要となる協定です。
使用者が労働者の代表者と36協定を締結し、所轄の労働基準監督署へ届け出ることで、協定の範囲内に限り時間外労働や休日労働を命じることができます。
反対に、36協定を締結・届出していない状態で残業や休日出勤をさせた場合は、原則として労働基準法違反となります。また、協定を提出していても、定めた上限時間を超える残業が常態化していたり、実際の勤務実態とかけ離れた内容になっていたりすれば、適切な運用とはいえません。
「毎年更新しているから問題ない」と考えるのではなく、「現在の働き方に合った内容になっているか」という視点で確認することが重要です。

クリニックで見落とされやすい時間外労働

クリニックは大規模病院のような夜勤や宿直勤務が少ない一方で、診療の流れに応じて日々の時間外労働が発生しやすい職場です。
例えば、次のような業務は残業として見落とされやすい傾向があります。
・診療開始前の準備や朝礼
・診療終了後の片付けや清掃
・電子カルテの入力や紹介状の作成
・患者対応が長引いたことによる終業時刻の延長
・レセプト業務や月末・月初の事務処理
・院内勉強会やミーティングへの参加
・医療機器の点検や翌日の診療準備
これらの業務は、「短時間だから」「自主的に行っているから」と労働時間として扱われないケースも見受けられます。しかし、使用者の指揮命令下で行われているものであれば、原則として労働時間に該当します。
また、「少人数だからお互い様」「患者さんを待たせられない」という意識から、サービス残業が当たり前になってしまうケースも少なくありません。
こうした実態があるにもかかわらず、36協定では残業時間を少なく設定していると、協定と実際の運用が一致しない状態になってしまいます。

36協定を見直す際のチェックポイント

36協定を見直す際には、まず実際の勤務状況を把握することが欠かせません。
例えば、次のような点を確認してみましょう。
・診療前後にどの程度の業務が発生しているか
・残業が多くなる曜日や繁忙期はあるか
・職種ごとの残業時間に偏りはないか
・協定で定めた時間外労働の上限を超えていないか
・勤怠管理と実際の勤務時間に差がないか
・タイムカードや勤怠システムの運用が適切か
特にクリニックでは、医師・看護師・医療事務・リハビリスタッフなど、職種によって業務内容や残業の発生状況が大きく異なります。
全体の平均だけを見るのではなく、職種ごとの勤務実態を把握することで、より実情に合った36協定を作成しやすくなります。
また、診療科目によっても繁忙期は異なります。例えば、インフルエンザ流行期や健康診断シーズンなど、一時的に業務量が増える時期がある場合には、その実態も踏まえて協定内容を検討する必要があります。

特別条項を設けている場合は運用にも注意

36協定には、一定の場合に時間外労働の上限を引き上げる「特別条項」を設けることができます。
ただし、特別条項は「臨時的な特別の事情」がある場合に限って適用されるものです。
そのため、
・慢性的な人手不足
・毎月のように長時間残業が続いている
・恒常的に特別条項を適用している
といった状況であれば、本来の制度趣旨とは異なる運用となる可能性があります。
特別条項を利用している場合には、「本当に一時的な事情なのか」「人員配置や業務改善によって解消できないか」という視点でも見直しを行うことが大切です。

就業規則や給与制度との整合性も確認を

36協定だけを見直しても、就業規則や雇用契約書、給与制度との整合性が取れていなければ十分とはいえません。
例えば、
・残業を命じる根拠が就業規則に定められているか
・残業代の計算方法が明確になっているか
・固定残業代制度を導入している場合、その運用が適切か
・各種手当が残業代の代替として誤って扱われていないか
なども併せて確認する必要があります。
制度ごとに内容が食い違っていると、労働基準監督署の調査や未払残業代請求の際に問題となる可能性があります。
労務管理は、それぞれの制度を個別に考えるのではなく、全体として整合性が取れていることが重要です。

実態に合った36協定がクリニックを守る

36協定は、「提出すれば終わり」という書類ではありません。
実際の勤務実態に合わせて適切に運用されていることで、クリニックとスタッフ双方を守る重要な役割を果たします。
近年は労働時間管理への関心が高まり、労働基準監督署の調査では勤怠管理や36協定の内容が確認されるケースも増えています。
また、退職した職員から未払残業代を請求された際にも、タイムカードや勤怠記録だけでなく、36協定の内容や運用状況が重要な判断材料となります。
だからこそ、「以前作成したまま」の協定ではなく、現在の働き方や職場環境に合わせて定期的に見直すことが大切です。

まとめ

36協定は、時間外労働や休日労働を適法に行うための基本となる重要な労使協定です。クリニックでは、診療前後の準備や片付け、電子カルテの入力、患者対応の延長など、日常業務の中で時間外労働が発生しやすいため、勤務実態に即した協定内容となっているかを定期的に確認することが欠かせません。
また、36協定だけではなく、勤怠管理の方法や就業規則、雇用契約書、給与制度との整合性を確認することで、より実効性の高い労務管理につながります。
私たち社会保険労務士法人サムライズでは、クリニックの勤務実態に合わせた36協定の作成・届出支援をはじめ、労働時間管理の見直し、就業規則や雇用契約書との整合性確認、残業代に関する制度設計など、医療機関に特化した労務管理を総合的にサポートしています。
「現在の36協定で問題ないだろうか」「残業時間の管理方法を見直したい」「労務管理全体を点検したい」とお考えの際は、お気軽にご相談ください。実態に合った36協定へ見直すことが、労務トラブルの予防と、スタッフが安心して働ける職場づくりにつながります。